สมัครงานและทำ portfolio
เวลาสมัครงานที่ต้องส่งเรซูเม่ ใบรับรองการทำงาน ใบปริญญา และผลงาน การส่งแยกกันหลายไฟล์ทำให้ผู้รับต้องเปิดทีละไฟล์และอาจทำหาย การรวมเป็นไฟล์เดียวเรียงลำดับดีๆ ทำให้เอกสารของคุณดูเป็นมืออาชีพตั้งแต่แรกเห็น
เทคนิคคือเรียงลำดับตามความสำคัญ เรซูเม่ไว้หน้าแรก ตามด้วยจดหมายแนะนำ ใบรับรอง และผลงานไว้ท้ายสุด ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น ชื่อ-สมัครงาน-ตำแหน่ง.pdf
รวมใบเสร็จและเอกสารการเงิน
ฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจที่ต้องเก็บใบเสร็จรายเดือนไว้เบิกหรือยื่นภาษี การรวมใบเสร็จทั้งเดือนเป็นไฟล์เดียวทำให้ส่งให้นักบัญชีง่ายขึ้นมาก ไม่ต้องแนบไฟล์สิบไฟล์ในอีเมลเดียว
วิธีทำคือสแกนหรือเซฟใบเสร็จเป็น PDF ทีละใบ ตั้งชื่อให้มีวันที่นำหน้า แล้วรวมเป็นรายเดือน ไฟล์เดียวจบ ค้นหาทีหลังก็ง่าย
ทำรายงานและเอกสารราชการ
รายงานที่ทำแยกกันหลายบทหรือหลายคน การรวมเป็นไฟล์เดียวพร้อมเรียงลำดับให้ถูกต้องทำให้เอกสารสมบูรณ์พร้อมส่ง ไม่ต้องมานั่งต่อไฟล์ตอนนาทีสุดท้าย
เอกสารราชการที่ต้องยื่นหลายอย่างพร้อมกัน เช่น สำเนาบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน และหลักฐานอื่นๆ การรวมเป็นไฟล์เดียวทำให้ยื่นออนไลน์ได้ในครั้งเดียว ไม่ต้องอัปโหลดทีละไฟล์ให้เสียเวลา
สุดท้ายนี้ การรวมไฟล์ PDF เป็นทักษะพื้นฐานที่ประหยัดเวลามากกว่าที่คิด เพราะเอกสารกระจัดกระจายคือต้นตอของความล่าช้าในงานเอกสาร การรวมให้เป็นระเบียบช่วยได้มาก
จัดระเบียบเอกสารการเรียน
นักศึกษาที่มีสไลด์ประกอบการเรียนหลายไฟล์แยกกันตามบท การรวมเป็นไฟล์เดียวต่อวิชาทำให้ทบทวนก่อนสอบได้ต่อเนื่อง ไม่ต้องเปิดปิดไฟล์หลายอัน
อีก กรณีใช้งาน คือการรวมข้อสอบเก่าหลายชุดเป็นไฟล์เดียว จะได้พิมพ์ครั้งเดียวหรืออ่านบนแท็บเล็ตได้ยาวๆ ไม่ต้องสลับไฟล์ไปมา
อีก กรณีใช้งาน ด้านการเรียนคือการรวมชีทสรุปของเพื่อนหลายคนก่อนสอบ ทุกคนทำชีทคนละบทแล้วรวมเป็นชุดเดียว ได้เอกสารติวที่ครบถ้วนโดยไม่ต้องทำซ้ำ
งานอสังหาและนิติกรรม
เอกสารซื้อขายหรือเช่าที่มีหลายฉบับ การรวมเป็นไฟล์เดียวทำให้คู่สัญญาได้รับเอกสารครบชุดในไฟล์เดียว ลดโอกาสที่เอกสารจะตกหล่น
ทนายความและนายหน้าที่ต้องส่งชุดเอกสารให้ลูกค้าหลายคน การรวมไฟล์ก่อนส่งทำให้ทุกคนได้รับชุดเดียวกันครบถ้วน เป็นมืออาชีพและลดความผิดพลาด
จำไว้ว่าทุก กรณีใช้งาน ใช้หลักการเดียวกันคือรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องให้เป็นไฟล์เดียวตามลำดับที่สมเหตุสมผล เมื่อเข้าใจหลักการแล้วจะประยุกต์กับงานใหม่ได้เอง
คำถามที่พบบ่อย
สมัครงานควรรวมเอกสารอะไรบ้าง
เรซูเม่ จดหมายแนะนำ ใบรับรองการทำงาน วุฒิการศึกษา และผลงาน เรียงตามลำดับความสำคัญ ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจนว่าเป็นของใครสมัครตำแหน่งอะไร
รวมใบเสร็จทั้งปีเป็นไฟล์เดียวดีหรือไม่
แนะนำให้รวมเป็นรายเดือนดีกว่า เพราะไฟล์ไม่ใหญ่เกินไปและค้นหาง่ายกว่า รวมทั้งปีเป็นไฟล์เดียวอาจใหญ่จนเปิดช้า
เอกสารราชการรวมเป็นไฟล์เดียวได้หรือไม่
ได้และมักสะดวกกว่าเวลายื่นออนไลน์ แต่ควรตรวจก่อนว่าหน่วยงานนั้นรับไฟล์รวมหรือต้องการแยกไฟล์ ให้ทำตามข้อกำหนดของหน่วยงาน
รวมสไลด์เรียนหลายไฟล์มีข้อควรระวังอะไร
ตรวจลำดับบทให้ถูกต้องก่อนรวม และถ้าไฟล์ใหญ่มากอาจแบ่งรวมเป็นตอนๆ เพื่อให้เปิดอ่านบนมือถือได้ลื่น