การแยกไฟล์ PDF คืออะไรและเหมาะกับใคร
การแยกไฟล์ PDF คือการดึงเฉพาะบางหน้าออกจากไฟล์ต้นฉบับมาสร้างเป็นไฟล์ใหม่แยกต่างหาก ต่างจากการลบหน้าที่ทำในไฟล์เดิม เพราะการแยกจะได้ไฟล์ใหม่เพิ่มขึ้นมาโดยต้นฉบับไม่เสียหาย
คนที่ต้องใช้บ่อยที่สุดคือพนักงานเอกสารที่ได้รับไฟล์ PDF รวมเล่มใหญ่แล้วต้องแจกจ่ายเฉพาะบางหน้าให้แต่ละแผนก เช่น สัญญารวมที่ต้องแยกตามคู่สัญญาแต่ละราย
นักเรียนนักศึกษาก็ใช้บ่อยเช่นกัน เช่น ดึงเฉพาะบทที่ต้องอ่านออกจากหนังสือ PDF ทั้งเล่ม หรือแยกชีทข้อสอบออกจากเฉลยเพื่อเอาไปพิมพ์ทำแบบฝึกหัด
วิธีแยกไฟล์ PDF ด้วย CubTools ทีละขั้นตอน
เปิดหน้าเครื่องมือแยกไฟล์ PDF ของ CubTools ขึ้นมาในเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมหรือสมัครสมาชิกใดๆ ใช้งานได้ฟรีทันทีทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ
เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการแยกจากเครื่องของคุณ ไฟล์จะถูกประมวลผลในเบราว์เซอร์ทั้งหมด ไม่ถูกส่งออกไปยังเซิร์ฟเวอร์ เอกสารสำคัญจึงปลอดภัย
ระบุหน้าที่ต้องการแยกตามรูปแบบที่เครื่องมือรองรับ จากนั้นกดแยกไฟล์แล้วดาวน์โหลดไฟล์ผลลัพธ์ที่ได้ ไฟล์ต้นฉบับของคุณจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงใดๆ
รูปแบบการแยกหน้าที่นิยมใช้
รูปแบบแรกคือการแยกหน้าเดียว เช่น ดึงหน้าใบเสร็จออกจากรายงานทั้งเล่ม วิธีนี้เหมาะเมื่อต้องการแค่หน้าใดหน้าหนึ่งไปใช้งานต่อ
รูปแบบที่สองคือการแยกเป็นช่วงหน้า เช่น หน้าที่ 5 ถึง 10 ออกมาเป็นไฟล์เดียว เหมาะกับการดึงบทหนึ่งออกจากหนังสือหรือดึงสัญญาช่วงหนึ่งออกจากเอกสารรวม
รูปแบบที่สามคือการเลือกหลายหน้าแบบไม่ต่อเนื่อง เช่น หน้า 1, 3 และ 7 โดยคั่นด้วยจุลภาค เครื่องมือจะรวมหน้าที่เลือกทั้งหมดเป็นไฟล์เดียวโดยเรียงตามลำดับหน้า
เทคนิคเลือกหน้าที่ต้องการให้แม่นยำ
ก่อนระบุเลขหน้า ให้เปิดไฟล์ต้นฉบับดูเลขหน้าจริงก่อนทุกครั้ง เพราะบางไฟล์เลขหน้าในเอกสารไม่ตรงกับลำดับไฟล์ เช่น หน้าปกไม่มีเลขกำกับ ทำให้คลาดเคลื่อนได้
ถ้าต้องการหลายหน้าแบบไม่ต่อเนื่อง ให้พิมพ์เลขหน้าคั่นด้วยจุลภาค เช่น 2,5,8 โดยไม่ต้องเรียงลำดับก็ได้ เพราะผลลัพธ์จะเรียงตามลำดับหน้าจากน้อยไปมากให้อัตโนมัติ
สำหรับช่วงหน้าให้ใช้ขีดกลาง เช่น 3-7 หมายถึงหน้าที่ 3 ถึง 7 ทั้งหมด ถ้าต้องการหลายช่วงก็พิมพ์ต่อกันได้ เช่น 1-3,8-10 จะได้หน้าที่ 1 ถึง 3 และ 8 ถึง 10 รวมกัน
ข้อควรระวังและวิธีตรวจผลลัพธ์
ข้อควรระวังแรกคือไฟล์ PDF ที่มีรหัสผ่านป้องกันจะแยกไม่ได้ ต้องปลดล็อกรหัสผ่านก่อนนำไฟล์เข้าเครื่องมือ มิฉะนั้นจะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างประมวลผล
หลังแยกเสร็จให้เปิดไฟล์ผลลัพธ์ตรวจทุกครั้งว่าได้หน้าที่ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ดูทั้งจำนวนหน้าและเนื้อหาในหน้า เพราะแก้ทีหลังต้องแยกใหม่
ตั้งชื่อไฟล์ผลลัพธ์ให้สื่อความหมายทันที เช่น สัญญา-บริษัทA-หน้า1-5.pdf จะได้ไม่สับสนกับไฟล์ต้นฉบับหรือไฟล์ที่แยกจากงานอื่น
ขั้นตอน
- เปิดเครื่องมือแยกไฟล์ PDF ของ CubTools ในเบราว์เซอร์
- เลือกไฟล์ PDF ต้นฉบับจากอุปกรณ์ของคุณ
- ระบุเลขหน้าที่ต้องการแยก เช่น 1,3,5 หรือ 2-4
- ตรวจสอบหน้าที่เลือกให้ถูกต้องก่อนยืนยัน
- กดปุ่มแยกไฟล์แล้วรอประมวลผล
- ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ที่แยกออกมาเก็บไว้
คำถามที่พบบ่อย
แยกไฟล์ PDF แล้วคุณภาพของเนื้อหาลดลงหรือไม่
ไม่ลดลง การแยกไฟล์เป็นการดึงหน้าออกมาตามเดิมโดยไม่บีบอัดหรือแปลงเนื้อหาใหม่ ข้อความและรูปภาพในหน้าที่แยกออกมาจะคงคุณภาพเดิมทุกประการ
ไฟล์ PDF ที่มีรหัสผ่านสามารถแยกได้หรือไม่
ไม่ได้โดยตรง ต้องปลดล็อกรหัสผ่านของไฟล์ก่อนนำเข้าเครื่องมือ ถ้าเป็นไฟล์ของคุณเองให้ใช้รหัสผ่านที่ตั้งไว้ปลดล็อกก่อน แล้วค่อยนำมาแยก
เลือกหน้าแบบไม่ต่อเนื่องได้หรือไม่
ได้ ให้พิมพ์เลขหน้าคั่นด้วยจุลภาค เช่น 1,3,7 เครื่องมือจะดึงหน้าที่ระบุทั้งหมดมารวมเป็นไฟล์เดียวโดยเรียงตามลำดับหน้าจากน้อยไปมากให้อัตโนมัติ
ไฟล์ต้นฉบับจะหายหรือถูกเปลี่ยนแปลงหรือไม่
ไม่หายและไม่ถูกเปลี่ยน การแยกไฟล์จะสร้างไฟล์ใหม่เพิ่มขึ้นมา ไฟล์ต้นฉบับยังคงอยู่เหมือนเดิมทุกประการ จึงไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหาย